07 mars
Externalisation accueil téléphonique pour les professionnels.
Les avantages à externaliser son accueil
L’externalisation de votre service de réponse téléphonique peut vous permettre de réaliser des économies considérables, mais ces économies compensent-elles les aspects négatifs du transfert de votre service de réponse téléphonique à un tiers ?
Du point de vue des petites entreprises, vous devez peser tous les avantages et les inconvénients lorsque vous prenez la décision d’externaliser une fonction au sein de votre entreprise. Heureusement, avec le développement de la technologie de l’informatique dématérialisée, il existe de nombreuses possibilités d’externaliser de plus en plus de rôles.
Avantages de la permanence téléphonique
Commençons par examiner les avantages.
Le fait que votre téléphone réponde à domicile peut souvent signifier que vous avez une réceptionniste qui peut non seulement répondre à vos appels entrants mais aussi accueillir les visiteurs lorsqu’ils viennent pour des réunions ou passent à votre bureau.
Votre réceptionniste peut vous aider à organiser votre salle de réunion, à préparer le café ou le thé pour vos visiteurs et à commander la papeterie lorsque vous en avez besoin.
Elle peut organiser le courrier entrant et sortant et sera également là lorsque vous aurez besoin de faire enlever des paquets par des coursiers ou lorsque les paquets seront déposés.
Grâce à votre propre service interne, vos clients feront connaissance avec votre réceptionniste et peut être aussi bénéficieront d’un niveau de service personnel.
Quels sont les inconvénients ?
Malheureusement, tous vos appels ne se déroulent pas de manière linéaire tout au long de la journée. Cela signifie que vous pourriez recevoir 10 appels d’affilée et ne plus en recevoir pendant les deux heures suivantes.
De même, en cette ère technologique, il n’y a pas autant de lettres envoyées ou reçues que de courriels envoyés par tout le monde.
Votre réceptionniste peut attendre 2 ou 3 jours avant de recevoir du courrier à traiter.
En outre, votre réceptionniste s’occupe des biens immobiliers de valeur dans votre bureau.
Vous devez prévoir un bureau de réception, du matériel informatique, probablement un PABX ou un autocommutateur privé.
Votre réceptionniste vous coûtera probablement environ 50000€ par an, sur lesquels vous devrez payer un super salaire, prévoir un pécule de vacances et un congé de longue durée.
Les coûts totaux seront probablement plus proches de 20 % supplémentaires. En outre, votre réceptionniste aura besoin d’un responsable qui devra procéder à des évaluations de performances, fixer des objectifs et gérer les problèmes éventuels.
Pendant ce temps, votre réceptionniste ne sera peut-être occupée que pendant 50 % de sa journée de travail.
L’externalisation est définie comme
la pratique consistant à faire exécuter certaines fonctions professionnelles en dehors d’une entreprise au lieu de les faire exécuter par un service ou un employé interne ; les fonctions peuvent être externalisées soit à une entreprise, soit à un individu.
L’externalisation des appels téléphoniques pour votre entreprise est un excellent moyen d’économiser du temps et de l’argent.
En externalisant vos appels vers un service de réponse téléphonique, vous pouvez augmenter vos heures d’ouverture, votre personnel peut se concentrer sur son travail et votre entreprise peut se concentrer davantage sur les services aux clients et les points forts de votre entreprise.
Avantages de l'externalisation de vos appels téléphoniques
Les services aux clients
Certains services, tels que la rédaction de textes, le travail juridique, les soins aux patients, les services financiers, exigent une attention particulière et un souci du détail.Si votre entreprise a besoin de concentration et d’attention aux détails pour réussir, alors des appels téléphoniques mal traités ou manqués pourraient être plus préjudiciables à votre entreprise que vous ne le pensez.
Même lorsque les appels téléphoniques sont importants, ils ne font que détourner l’attention de l’activité principale et des fonctions essentielles qui génèrent des revenus pour votre entreprise.
L’externalisation de vos appels téléphoniques vous permet de consacrer plus de temps à vos clients et de limiter les interruptions aux appels les plus importants.
En outre, il faut savoir que votre cerveau peut mettre jusqu’à 45 minutes pour se recentrer sur une tâche après une interruption majeure.
Les appels téléphoniques constituent une interruption majeure, et un service de réponse téléphonique peut vous aider à éviter que cela ne se produise.
Ne serait-il pas formidable de pouvoir contrôler exactement les types d’appels pour lesquels vous êtes interrompu, mais de pouvoir quand même rappeler dans la journée et répondre aux besoins de votre interlocuteur ?
Se concentrer sur les points forts
À l’exception du service clientèle ou des services de réponse téléphonique tels qu’HEYVAST, peu d’entreprises peuvent prétendre que les appels téléphoniques sont l’une de leurs principales forces.Tous les propriétaires ou employés n’aiment pas parler au téléphone ou ne sont pas nécessairement doués pour cela.
Alors, pourquoi vous ou vos employés devriez faire quelque chose qu’ils n’aiment pas ou qu’ils ne savent pas faire ?
Cela ne fait que gaspiller un temps et un travail précieux tout en nuisant au moral des employés et à l’image de votre entreprise.
L’externalisation de vos appels téléphoniques peut vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites bien et vous donner plus de temps pour développer cette partie de votre activité.
La raison pour laquelle vous externalisez est que quelqu’un d’autre a plus de ressources et de capacités que vous pour accomplir une fonction ou une tâche nécessaire à l’entreprise.
Si vous n’avez pas la main-d’œuvre, la capacité ou les ressources nécessaires pour traiter les appels téléphoniques que vous recevez (que ce soit en raison du volume, de la diversité ou de l’infrastructure), concentrez-vous sur ce que vous faites bien et laissez les appels à un service de réponse téléphonique.
Vous ne pouvez pas répondre à tous vos besoins
Votre organisation est peut-être dans un endroit où elle peut répondre au téléphone, mais vous n’êtes pas en mesure de traiter les appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.Vous avez peut-être besoin d’aide pour certains types d’appels, comme ceux du service clientèle ou de l’assistance technique.
L’avantage d’externaliser vos appels téléphoniques est que vous n’avez pas besoin de tout externaliser.
Vous pouvez conclure un accord pour traiter les appels à des heures précises de la journée ou de la semaine.
Avec un service de réponse téléphonique, vous pouvez vous développer sans avoir à investir dans une infrastructure ou du personnel supplémentaire.
En externalisant vos appels téléphoniques, vous pouvez répondre à tous les besoins de votre entreprise sans avoir à vous soucier de licencier quelqu’un ou d’apporter trop de changements aux activités normales de l’entreprise.
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